Microsoft hat mit seinem Tool „Microsoft Lists“ ein weiteres Programm für den Bereich Produktivität, Verwaltung und „Checklisten“ auf den Markt gebracht. Auf den ersten Blick lassen sich große Schnittmengen zwischen den Produkten erkennen, aber bei genauerer Analyse sieht man schnell die unterschiedlichen Einsatzbereiche und Alleinstellungsmerkmale der Tools. Wie man für sich und in Teams diese Tools einfach und effizient einsetzen kann, möchte ich kurz aufschlüsseln.
Grundlegend stellen wir einmal die Fragen der Lizenz – wann darf ich welches Tool verwenden? Hier die gute Nachricht: Alle Tools sind für jeden, der mit einem Office 365 E1-Plan oder höher ausgestattet ist, verfügbar. Das neue Tool Lists taucht hier in den meisten Lizenzübersichten (noch) nicht explizit auf, ist aber ein Teil der SharePoint Plan 1 Lizenz und somit überall mit dabei.
Tool | Zielgruppe | Vorteil | Nachteil | Besondere Fähigkeit |
ToDo | Einzelpersonen | Integriert sich perfekt in Planner & Teams | Nur sehr bedingt für Teamarbeit geeignet | Perfekt zum Aufgabenmanagement |
Planner | Teams | Viele Möglichkeiten und Anwendungsfälle | Es gibt eine fixe Anzahl an Feldern und Infos – wenig erweiterbar | Sehr anpassbar an verschiedenstes Gruppen & Teams |
Lists | Alle | Sehr große Datenmengen einfach verwalten | Wird schnell komplex | Fertige Reports mit KI und PowerBi – Einfache Konfiguration von PowerAutomate |
1. Tasks von Planner und ToDo
ist eine App in Teams und gibt mir die Möglichkeit meine Apps aus meiner persönlichen ToDo-App sowie aus den verschiedenen in Planner in denen ich Tasks zugewiesen habe. Ich muss so nicht mehr die Teams-Applikation verlassen um meine Aufgaben die ich selbst notiert habe und die, welche mir in den Planner-Boards zugewiesen wurden anzuzeigen. Ansonsten finde ich dort alle Funktionen zum Verwalten der Aufgaben. Die Planner-Aufgaben sind aber nicht nur hier integriert, sondern auch in der Microsoft ToDo-App.
2. Microsoft To Do
Beginnen wir im Kleinen, bei Microsoft To Do. Es ist aus Wunderlist entstanden, welches vor der Übernahme von Microsoft eine Listen-App für den Hausgebrauch war. Einkaufslisten, Checklisten, persönliches Taskmanagement – das war Wunderlist. Microsoft hat To Do inzwischen noch um einige Funktionen erweitert.
Jede Aufgabe kann mit Fälligkeitsdatum, Erinnerung, Wiederholungen, Anhängen, Priorität und Notizen versehen werden. Zusätzlich kann To Do jetzt Listen auch mit einem oder mehreren Kollegen teilen. In der aktuellen Ausbaustufe hat To Do aber noch mehr zu bieten, denn es dient als zentrales „Was sind meine Aufgaben“-Dashboard zur Selbstorganisation.
Zusätzlich zu meinen eigenen Aufgaben, die ich notiert habe, befinden sich dort markierte E-Mails aus meinem Outlook-Postfach, Tasks welche mir in Plannern zugewiesen wurden oder Listen die Kollegen mit mir geteilt haben.
Insgesamt habe ich also ein Dashboard, welches mir alle Aufgaben anzeigt, die ich erledigen muss. Ich kann hier meinen Tag starten und habe sofort einen Überblick an offenen Dingen aus verschiedenen Quellen. Mit der Funktion "zu meinem Tag hinzufügen" kann ich mir täglich eine ToDo-Liste der wichtigsten Dinge zusammenstellen um diese konzentriert abzuarbeiten.
3. Microsoft Planner
Vergrößern wir den Personenkreis, bewegen wir uns schnell in einem oder mehreren Teams. Hier findet Microsoft Planner sein ideales Einsatzgebiet. Technisch gesehen ist der Planner ein großes Konglomerat aus verschiedenen Azure Services (z. B. Azure Dataverse, einer SharePoint Online-Site, einer Microsoft 365 Group und der dazugehörigen Exchange Online-Mailbox. Diese Services geben Planner aber eine große Vielfalt an Einsatzmöglichkeiten.
Ein Planner ist ein in Buckets (welche beliebig erstellt und geordnet werden können) strukturiertes Taskboard, welches für kleine bis mittlere Projekte oder Teams eine gute Grundlage für deren Organisation bietet, da es von allen Teammitgliedern einfach zu bedienen ist.
In den Buckets gibt es dann Aufgaben welche z. B. Anfangs- und Enddaten, Prioritäten, einen Status, Zuweisungen an Personen, Notizen, Checklisten und Kommentare enthalten. Alles was man für Aufgaben in einem Projekt eben so braucht. In diesem Rahmen kann der Planner dann beliebig eingesetzt werden. Oben drauf gibt’s noch ein Dashboard mit verschiedenen Kennzahlen und ein Kalender in dem Aufgaben mit Datumsangaben
angezeigt werden.
Einsatzszenarien sind hier also z. B. sowohl klassisches und hybrides Projektmanagement, PMO-Boards, agile Team- und Sprintplanung für Entwicklungsprojekte als auch persönliche, größere Task-Boards um Zusammenhänge darzustellen. Es können auch Sales-Prozesse oder Teamaufgaben dort verwaltet und geplant werden.
Planner lässt sich über PowerApp Connectoren auch an Exchange Online und vieles weitere anschließen.
4. Microsoft Lists
Microsoft Lists führt diese Funktionalitäten noch einen Schritt weiter, Planner hat nämlich seine Einschränkungen eben genau bei den oben erwähnten Möglichkeiten: Erweiterungen, Anpassungen oder Änderungen am Aufbau von Planner sind nicht möglich.
Hier kommt Lists ins Spiel. Lists ist ein Aufsatz – quasi eine verbesserte GUI – auf den SharePoint-Listen und liegt auch komplett in SharePoint Online. Die Grundlage bleibt aber eben eine Liste, d. h. alles ist in einer Form eine Liste, nur mit vielen schönen und praktischen Anpassungsmöglichkeiten der Spalten und Formatierungen, Erweiterungen wie individuelle Sortierungen, ein Excel-Im- und Export, Anbindung von PowerApps und PowerAutomate.
Quasi eine SharePoint-Liste auf Ecstasy, denn gerade letzteres ermöglicht es auf einfachstem Wege komplexe Verbindungen zwischen anderen Tools und Listen zu erstellen und verwalten.
Mittels PowerBi können aus den Listen mittels künstlicher Intelligenz fertige Dashboards zur Analyse und Showcase der Daten erstellt werden, welche beliebig angepasst und erweitert werden können.
Einfache Listen können selbst gestaltet werden und Spalten individuell benannt und kategorisiert werden, so stehen z. B. Inhaltstypen wie Freitext, Währung, Personen, Ja/Nein, Links, Orte, Bilder uvm. zur Verfügung. Geht man weiter, kann man wie im klassischen SharePoint Spalten individuell erstellen und Abhängigkeiten und Datentypen selbst einrichten.
5. Integration in M365 / Teams
Das Beste zum Schluss: Alle diese Tools sind bereits voll in Microsoft Teams integriert, denn die Ansichten und Funktionalitäten sind perfekt in Teams eingegliedert, d. h. Planner können einfach über Teams angezeigt und verwaltet werden, Lists werden in verschiedenen Ansichten einfach als optimierter Teams-Tab angebunden und für To Do gibt es ohnehin die „Tasks von Planner und ToDo“-App, welche in einer angepassten Ansicht alles an offenen Tasks und Planner-Tasks darstellt.
6. Fazit:
Zusammenfassend lässt sich also sagen, die Tools ordnen sich anhand der jeweiligen Benutzergruppe und den Einsatzszenarien relativ klar zu. Um mich selbst zu strukturieren, ist To Do das Tool der Wahl, habe ich ein Team, welches anhand eines Taskboards strukturiert werden kann, kommt man mit Planner am effektivsten voran, und möchte ich schöne und einfache aber vielleicht auch sehr komplexe und interaktive Listen mit Abhängigkeiten, voller SharePoint-Funktionalitäten und Erweiterungen zu Microsofts PowerPlattform erstellen, so wäre Microsoft Lists einen Blick wert. Sollten Sie jetzt Interesse an To Do, Planner oder Lists haben, probieren Sie es doch einfach mal aus! Für Lists stellt Microsoft bereits viele praktische Vorlagen wie z. B. Asset-Management, Onboarding-Pläne oder Problemmanagement (Offene Punkte Liste) bereit, um einen einfachen Start zu ermöglichen. Bei technischen Fragen oder Unterstützungsbedarf wenden Sie sich gerne jederzeit an uns.