Microsoft Planner ist für viele Unternehmen das Tool der Wahl wenn es darum geht, Aufgaben innerhalb von Teams zu verteilen oder eine Plattform für Projekte zu geben.
Planner ist eine Plattform mit der verschiedensten Ansätze von Produktivität und Szenarien innerhalb eines Unternehmens dargestellt werden können. Es ist dabei leicht an anderen Microsoft 365 Services anzubinden und integriert sich in den Alltag mittels Microsoft Teams und der ToDo-App.
So könnten verschiedene Einsatzszenarien aussehen:
UC1: Microsoft Planner für traditionelle Teams / hierarchische Teams
Die Unternehmenswelt ist immer noch stark dominiert von Teams und Abteilungen, die eine klare Struktur und Hierarchie verfolgen. Gerade im deutschen Mittelstand wird auch 2022 "Agilität" noch etwas belächelt - gerade wenn man aus den verarbeitenden oder produzierenden Sektoren kommt. Dies bedeutet aber nicht, dass diese Teams einen an ein KanBan-Board ausgerichtetes Tool wie einen Planner nicht zur Verteilung von Aufgaben nutzen können.
Schritt 1: Der Manager bereitet dabei alle Aufgaben stichpunktartig im Microsoft Planner vor.
Was auch immer in Zukunft, in einer bestimmten Zeit oder bis zu einer bestimmten Deadline geschehen muss, erscheint als Aufgabe im Planner. Damit die Aufgaben schneller und effektiver abgearbeitet werden können, sollte die Aufgabe in Zwischenschritte in der Checkliste eingeteilt sein. Die Erarbeitung der Zwischenschritte sowie der Beschreibung kann vom Manager allein oder vom Team erfolgen.
Folgende Dinge sind dabei besonders zu beachten:
Zuweisung - der Task muss demjenigen oder denjenigen zugewiesen werden, die die Arbeit auch durchführen sollen
Enddatum - dies sollte festgelegt sein damit die Deadline auch im Task sichtbar wird und es klar wird, bis wann die Aufgaben zu erledigen ist.
Die Beschreibung - Hier muss klar hervorgehen, was erwartetet wird. Viele Unternehmen arbeiten hier mit einer Definition of Done bzw. mit einer SMART-Formulierung (Was muss bis Wann in welchem Zustand von Wem in welcher Qualität vorhanden sein).
Schritt 2: Das Team kann ab dann direkt mit dem Planner arbeiten.
Innerhalb der Kommentare kann ein Status gegeben werden. Ergebnisse können unter Anhänge einfach hochgeladen und geteilt werden. Sobald eine Aufgabe bearbeitet wird, kann der Status auf "In Progress" geändert werden.
Schritt 3: Statuskontrolle
Der Manager hat dabei jederzeit die Möglichkeit über den Bereich "Charts" einen Blick auf aktuellen Aufgaben zu bekommen und sieht wie weit der Fortschritt ist. Möchte er mehr Details kann er jeden Task individuell anschauen.
Um Fehler beim Team zu unterbinden, empfehle ich das Löschen von Tasks einzuschränken, sodass ein Benutzer keine fremden Tasks löschen kann, sondern nur die, die er erstellt hat. Zu Dokumentations- und Nachverfolgungszwecken ist dies dringend zu empfehlen, da gelöschte Tasks nicht wiederhergestellt werden können.
Wie das geht finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/planner/block-non-owner-task-deletion
UC 2: Microsoft Planner für agile Teams / unabhängige Teams
Der Ablauf ist hierbei ähnlich wie beim ersten Use-Case. Nur eben ohne Manager.
Schritt 1: Das Team erarbeitet Die Aufgaben
Hierbei gibt es oftmals eine Art "Leader" oder "Agile Coach" der die Tasks korrekt zusammen mit dem Team formuliert und definiert.
Das Team selbst legt aber hierbei die Deadline, Inhalte, Checklisten etc. fest
Schritt 2: Das Team nimmt sich die Aufgaben und verteilt diese
Anders als die Aufgaben "zu bekommen", nimmt sich das Team die Aufgaben, die es gerade bearbeiten kann und kann auch die Zuweisung leicht ändern oder andere Kolleg*innen mit dazunehmen. Jeder nimmt nur so viele Arbeiten "in Progress" die er auch bearbeiten kann.
Hinweis: Buckets und Kategorien sollten innerhalb der Eigenarbeit nicht einfach ergänzt oder hinzugefügt werden. Dies kann die Ansicht ändern oder Filterungen nicht mehr Aussagekräftig machen.
Schritt 3: Statuskontrolle Daily Stand-Up mit Planner
In einem Daily Stand-Up wird immer mittels des Planner-Boards der aktuelle Stand sowie die Fortschritte und Blocker analysiert. Aufgaben werden feiner definiert oder ergänzt.
Buckets und Kategorien könne hier ergänzt werden und mit dem Team kurz durchgesprochen werden.
Mittels der Schedule-Funktion kann ein Blick auf den Rest der Woche geworfen werden.
UC3: Microsoft Planner für wiederkehrende Projekte / Projekt-Templates
In vielen Unternehmen ähneln sich Projekte, z.B. hat man oftmals eine Einführung einer bestimmten Software, die man vertreibt oder strukturiert bestimmte Abteilungen auf gleichartige Weise um. Auch der Ablauf einer Softwareumstellung oder die Integration einer neuen Firma ist immer gleich.
Oftmals gibt es verschiedene Projektmanager und verschiedene Teammitglieder, die solche Projekte durchführen - das Wissen wie so ein Projekt abläuft ist aber oft schon in der Firma.
Wenn man sich hier einmal konzentriert und den Output von bisher schon abgeschlossenen Projekten in einem Planner zusammenfasst und alle Aufgaben und Schritte dokumentiert und standardisiert, kommt man zu einem Template. Ziel des Templates ist es, dies einfach für die gleichen Projekte zu kopieren und anpassen zu können.
Das müsst ihr bei der Erstellung eines Templates beachten:
Kein Bezug zu bestimmten Mitgliedern im Team
Kein Fortschritt in den Tasks (keine Kommentare)
Klare Zieldefinitionen
Sinnvolle Grundaufteilung von Buckets und Kategorien
Auch Streichpositionen, die vielleicht nicht immer zutreffen (Task können einfach gelöscht werden)
Kennzeichnung: Template im Plan-Titel
Optional: Ein Handbook zur korrekten Benutzung des Templates
Schritt 1: Erstellung eines Templates
Hierbei ist darauf zu achten das eben oben genannte Eigenschaften beachtet werden. Es werden alle Schritte erfasst und mittels Buckets in eine sinnvolle Sortierung gebracht. Ein optionales Handbook beschreibt wie das Template von anderen Projektmanager*innen oder Verantwortlichen genutzt werden kann.
Schritt 2: Zuweisung des Templates zu einem Projekt.
Der Tag ist gekommen - das Projekt startet. Was passiert?
Im Planner Template gehen auf die die dire Punkte neben dem Namen und wählen "Planner kopieren". Voraussetzung ist, dass es schon ein Teams gibt für das Projekt (inkl. die dahinterliegenden M365-Gruppe). Ist dies nicht der Fall, könnt ihr entweder erst ein Team anlegen (lassen) oder die Gruppe/das Teams direkt in diesem Kontext erstellen.
Beim Kopieren können alle wichtigen Eigenschaften wie Buckets, Kategorien, Checklisten, etc. direkt übernommen werden. Lediglich Dateien lassen sich nicht in andere M365-Gruppen mitnehmen. Hierbei sollte auch der Plan-Titel aussagekräftig sein und nicht mehr das Wort "Template" enthalten.
Eine Schritt-für-Schritt Anleitung gibt es hier: Copy a plan (microsoft.com)
Schritt 3: Individualisierung
Sobald der Planner erfolgreich für das neue Teams / Projekt bereitgestellt ist, kann der zuständige Projektmanager und/oder das Team damit beginnen, die Tasks anzupassen, zuzuweisen, zu ergänzen oder zu streichen. Es gibt keine Abhängigkeiten mehr zum Template.
UC4: Projektmanagement mit Microsoft Planner
Der Planner fühlt sich auch als Projektmanagement-Tool wohl. Hierbei müssen wir um seine Schwächen wissen um in optimal benutzen können. Er eignet sich perfekt für kleine-mittlere bis Projekte bzw. für weniger komplexe Projekte.
Microsoft Planner kann keine Zusammenhänge darstellen oder Abhängigkeiten von verschiedenen Tasks. Wird so etwas dringend benötigt, solltet ihr einen Blick auf Project for the web werfen. Eine einfache Alternative dessen Funktionen immer mehr an den Planner heranwachsen. Mehr Infos dazu hier: Project für das Web und Project Online (microsoft.com)
Schritt 1: Set-Up eines neuen Planners
Haben wir kein Template wie im Use Case "Planner mit Templates" beschrieben, starten wir komplett bei 0, dh. mit einem neuen Planner.
Ab jetzt gibt es zwei verschiedene Ansätze. Entweder überlegt man sich erst eine Struktur für Buckets und Kategorien und gliedert dort direkt die Tasks ein oder man erstellt mal die Aufgaben die zu tun sind und konzipiert anhang der Aufgaben eine Struktur für Buckets und Kategorien.
Meine Best Practises für Buckets:
Sortierung | Beispiele |
Klassisch | Backlog - In Arbeit - Geplant - Milestones |
Standorte | München-Kassel-Frankfurt-Polen-Brasilien |
Projektphasen | Vorbereitung - Durchführung - Tests -Review - Milestones |
Themen | Backlog - Frontend - Backend - Marketing - Freigabe |
Produkte | Exchange - Teams - Security - Skype - Identity |
Produkte | Exchange - Teams - Security - Skype - Identity |
Meine Tipps für Kategorien:
"JF-Meeting": Alles was ich im nächsten Meeting mit dem Kunden oder Team besprochen möchte versehe ich mit diesem Tag. So kann ich direkt danach Filtern und weiß direkt über was ich sprechen möchte
"Geplant": Hier weiß ich sofort, dass etwas bereits als Arbeit erkannt und als Termin / nächste Aktion geplant wurde. Das Enddatum ist idealerweiße der Tag des Termins.
"Milestone": Etwas ist mehr als nur eine Aktion, sondern ein wichtiger Schritt. Dann ist es evtl. ein Milestone. Auch als Bucket möglich.
"Learning": Evtl. hat uns etwas im Projekt überrascht und wir sollten dies für die Zukunft mitnehmen, können wir als Learning markieren um es nachträglich leicht wiederzufinden.
Schritt 2: Arbeiten mit dem Plan
Hierbei ist es wichtig, das wir die Funktionen den Planners kennen und bedienen können. Gerade im Stand-Up Meeting mit dem Kunden oder Jour Fixe mit dem Team möchte ich aussagekräftig sein.
Mittels der Filtermöglichkeiten im Planner kann ich das ganz einfach tun. Hier kann man z.B. mit der Kategorie "JF-Meeting" starten, um direkt zu wissen über was man spricht.
Eine Orientierung gibt auch der Bereich "Schedule" - hier sehe ich auf einen Blick welche Aktionen / Aufgaben und Termine in dieser Woche noch anstehen und ob ggf. noch etwas vorbereitet werden muss.
Abhängig davon, wie oft und gut das Team mit dem Planner arbeitet, ist ein Bericht zum Meeting notwendig (hierbei können Links zu den Aufgaben direkt genutzt werden) oder es reicht die Zuweisung und ein Kommentar das die Aufgabe da ist und bearbeitet werden kann.
Schritt 3: Analysen & Statuskontrolle
Auch hier haben wir wieder die Möglichkeit einen aktuellen Stand im Bereich "Charts" zu sehen. Es zeigt uns an wie viele Aufgaben derzeit schon in Arbeit sind und auch welchen Teammitgliedern die meiste Last / die meisten Aufgaben liegen um diese ggf. zu entlasten.
Auch hier funktionieren Filter und Gruppierungsfunktionen, um detaillierte Analysen zu bekommen.
Solltet ihr jetzt noch Fragen haben, meldet euch gerne direkt unter blog@daniel-rohregger.de
Mit freundlichen Grüßen
Daniel Rohregger