Das Onlineumfragetool Mentimeter (mentimeter.com) gilt bei einigen als Tool der Wahl, wenn es um kurze Umfrage geht die während Präsentationen, großen der kleinen Meetings durchgeführt werden müssen.
Dabei bietet gerade die kostenfreie Version von Menti einige Einschränkungen, die uns oft bei der Produktivität behindern können, z.B. Einschränkung der Teilnehmerzahl, kein Export der Ergebnisse, usw.
Microsoft hat wie so oft die Lösung parat: Microsoft Forms & Polls-App.
Ihr möchtet gerne sehen wie die Apps aussehen und die Bedienung genau funktioniert? Schaut gerne in meinem Youtube-Video dazu vorbei:
Microsoft Forms vs. Polls-App - worin liegt der Unterschied?
Zuerst war Microsoft Forms da, die Anwendung gibt uns bereits seit einigen Jahren die Möglichkeit, umfangreiche Umfragen auf einer Website zu sammeln und diese Auszuwerten. Umfragen können anonym oder mit vorherigem Login über SSO im Unternehmenstenant durchgeführt werden, es folgt aber immer der Redirect auf eine externe Website (wie bei Menti.com) um die Umfrage durchzuführen. Ein Medienbruch für alle Teilnehmenden z.B. in Meetings.
Daher hat Microsoft eine Integration für diese Meeting-Szenarien geschaffen: Microsoft Polls (App). Diese kleine App kann ganz einfach in jedem Teams-Kanal und Teams-Meeting hinzugefügt werden und bietet dort die Möglichkeit, kurze Umfragen (ebenfalls anonym oder mit aufgezeichnetem Namen) durchzuführen.
Die Fragen erscheinen dann dort, wo der Teilnehme im Meeting sowie schon ist im Teams-Client im Teams-Meeting. Entweder direkt über den Kamera-Feed oder über den geteilten Inhalten erscheint ein kleines Fenster, in dem die erstellten Fragen dargestellt werden und einfach beantwortet werden können.
Use-Cases Microsoft Forms
Forms ist am einfachsten erreichbar unter https://forms.office.com/ und bietet dort einen übersichtlichen Online-Editor für die Umfragen.
Frage können mit wenigen Klicks hinzugefügt werden, mittels Drag & Drop verschoben werden und auch mit komplexen Verzweigungen verknüpft werden. Wird z.B. ein bestimmtes Feld mit Ja/Nein beantwortet geht es direkt zu einer anderen Frage, statt mehr Details einzugeben. Zwischen den Fragen können auch Texte, Grafiken und vieles weitere eingebettet werden um Kontext geben.
Ein Alleinstellungsmerkmal hat Forms gegenüber allen anderen Tools: Die Integration in Microsoft Teams. Wird „Microsoft Forms“ als Tab im Teams hinzugefügt, wird die Forms-Umfrage so erstellt, das diese nicht nur einen einzelnen sondern im Team beantwortet werden kann. Hier gilt ab jetzt die Microsoft 365 Group als Berechtigte um zusammen an der Umfrage zu arbeiten. Ohne weitere Einstellungen können alle Mitglieder im Teams Team jetzt an der Umfrage arbeiten und diese gestalten.
👉🏼 Probiert es doch selbst aus. Ich habe euch alle möglichen Fragearten in dieser Forms-Umfrage aufbereitet: https://forms.office.com/r/7eYTK34xxm
Forms-Umfragen können uns so auch als Ausgangspunkt für eine PowerApp oder PowerAutomate Flow dienen, um mit den Eingaben kontextabhängige Folgeaktionen zu starten. Der einfachste Flow: „Sende eine E-Mail WENN Forms Umfrage ein neue Antwort hat AN Teams-Kanal“
Der kleinste Use-Case und auch ein Klassiker für Forms sind z.B. Anmeldungen für Events. Hier werden neben Namen, Kostenstelle, Präferenzen für Essen, Anreise, Hotel, etc. alles Mögliche abgefragt und kann einfach per Excel exportiert werden, um dies z.B. direkt an einen Veranstalter / Hotel / etc. weiterzuleiten.
Aber es sind durchaus komplexere Dinge möglich, durch ein Modul die sogennanten „NPS-Score-Fragen“ (Net Promoter Score) können Unternehmensumfragen für Mitarbeiterzufriedenheit angelegt werden.
Weitere Use-Cases:
· Projekt-Umfragen
· Zufriedenheitsumfragen
· Feedback zu Produkten
· Registrierungen
· Event-Teilnahmen
Ergebnisse
werden entweder auf der Forms-Website dargestellt oder können als .csv-File exportiert werdn. Eine Live-Hochrechnung gibt es ebenfalls wie bei Menti über die Forms-Website, Sie zeigt die Ergebnisse schön animiert und modern gestaltet an!
Hinweis: Möchtet ihr eine Registrierung für ein Teams-Meeting vorschalten macht ihr das nicht mit Microsoft Forms sondern mit der Webinar Funktion für Teams. Dies schaltet eine Anmeldung vor das Teams-Meeting und hinterlegt ebenfalls die Daten aller Teilnehmenden in einer exportierbaren CSV-File.
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Use-Cases Microsoft Polls-App
Um Polls zu nutzen, muss diese im Teams-Meeting hinzugefügt werden, dies kann vor dem Meeting bereits sein, um alles vorzubereiten oder spontan während des Meetings. Bei Polls ist alles etwas einfacher. Es können einige grundlegende Fragetypen verwendet werden, z.B. Wortwolke, Checkox, Multiple Choice, Sortieren. Die Darstellung erfolgt ja in einem kleinen Fenster Frage-für-Frage.
Verzweigungen der Fragen sind nicht möglich. Wohl aber die Zusammenarbeit: Sind in meinem Meeting oder Webinare mehrere Mitorganisatoren hinterlegt, können alle diese an den Fragen der Umfragen mitarbeiten. Es können in Polls mehrere Frage-Sets angelegt werden, die dann zu unterschiedlichen Zeiten gelauncht werden können.
Denkbar hier z.B. eine Fragerunde am Anfang „Wie kommt ihr in das Meeting“ mit 3-4 Fragen und zum Schluss „Wie geht ihr aus dem Meeting“ mit denselben 3-4 Fragen um bspw. eine Veränderung zu messen.
Der Klassiker der Use-Cases für Polls sind aber ganz klar Feedbacks nach dem Meeting. „Das Meeting heute hat mir geholfen xyz besser zu verstehen“ oder „Ich empfehle den Trainer für weitere Session bei Firma xyz“.
In drei verschiedenen Tests, die ich durchgeführt habe, lag die Teilnahmequote bei Microsoft Polls bei über 90% - ein extrem starker Wert, der eindeutig an der Einfachheit und Simplizität festzumachen ist, aber vor allem: Es gibt keinen Medienbruch mehr, kein QR-Code scannen mit dem Handy, keine externe Seite. Alles passiert dort, wo der User bereits ist: In Microsoft Teams.
Die Ergebnisse
werden wie bei Menti.com auch direkt in Teams hochgerechnet und visualisiert. Eine Wortwolke entsteht, Mehrheiten werden sichtbar, ebenfalls alles in Teams über den Inhalten oder bei beendeter Umfrage dann im Besprechungschat.