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  • AutorenbildDaniel Rohregger

2023: Wie man in Unternehmen Software (Viva, Teams, Project) einführt

Aktualisiert: 19. Mai 2023

19.05.2023


In den letzten Jahren hat sich viel verändert, Software hat keinen Versionen oder Releases mehr, sondern einen Evergreen-Ansatz.


Ständige Veränderung ist das Motto, keine großen Änderungen auf einmal sondern kontinuierliche, kleine Verbesserungen. Wenn wir neue Software einführen, dann meistens nicht mehr ein kleines Programm sondern oft umfassende Suiten oder Produkte die den Arbeitsalltag verändern.


Aus vielen vergangenen Projekten in denen wir Produkte wie Teams, Viva oder Project eingeführt haben, hat sich ein Muster bei der Einführung erkennen lassen.


Dabei gab es wesentliche Schlüssel zum Erfolg:

🗝️ Champions

🗝️ Unterstützung durch Management / Geschäftsführung

🗝️ Frühe und befähigende Kommunikation

🗝️ Aktives annehmen von Fragen und Bedenken

🗝️ Nutzung von Use-Case

Als Projektmanager und Productivity Consultant habe ich mehrere Jahre an internen Projektvorgehen und -Standardprozessen gearbeitet und diese entworfen. Der Fokus liegt immer auf Microsoft 365 und die moderne Zusammenarbeit mit Teams & Co. Aus dieser Erfahrung berichte ich auf meinem Blog.




Konzept-Phase

1️⃣ In der KONZEPT PHASE starten wir mit dem ersten produktiven Einsatz der neuen Software.

Wichtigste Element ist ein grobes technisches Konzept für den Rollout, dies beinhaltet vor allem Abläufe und Unabhängigkeiten die zu beachten sind. Außerdem prüfen wir Voraussetzungen auf technischer Ebene um sicherzustellen, das bei einer Nutzung alles so gut wie möglich funktioniert. Wir suchen bereits nach 1-2 Champions die den Prozess von Anfang an begleiten und auch verstehen, was die Idee des Produkts ist und was die Mehrwerte sind. Gemeinsam legt man ein Piloten-Team, Projekt oder Abteilung fest.

Pilot-Phase

2️⃣ Während der PILOT PHASE wird die erste Gruppe aktiviert.

Zur Einführung gibt es entsprechende Informationen und sofern schon verfügbares, Material zur Schulung und weiterführende Hinweise.


Hier holen wir Feedback und Erfahrungen persönlich mit den Champions ein und arbeiten sehr eng mit dieser Gruppe zusammen. Anhand des Feedback erstellen wir auch für den weiteren Verlauf bspw. ein Forms-Formular um wichtige Frage und Probleme abfangen zu können.

Wir versuchen bereits hier die Gespräche und die Einführung weg von reinem „das ist dein neues Tool - viel Spaß damit“ zu verlagern hinzu „Was möchtet ihr gerne erreichen“ oder „Für welches Problem benötigt wer eine Lösung?“

⚠️ Sollte sich an dieser Stelle herausstellen, dass das Tool nicht die Anforderungen erfüllt oder nicht die Erwartungen verspricht, gibt’s hier die Möglichkeit das Projekt noch zu beenden.

Drive-Phase

3️⃣ In der DRIVE PHASE weiten wir den Teilnehmerkreis aus, weitere Gruppen/Projekte/Teams/Abteilungen kommen mit hinzu. Wir verarbeiten Erfahrungen aus der Pilot Phase direkt und geben dies weiter.


Es finden regelmäßige Meeting mit den Champions statt und parallel dazu findet die erste Initiale Kommunikation an das Gesamtunternehmen statt. Wir beginnen auch jetzt mit der Suche nach weiteren Champions um für den Rollout und die Adoption entsprechende Ressourcen zu haben.


Wir bauen Lernressourcen auf, hier empfiehlt sich eine zentrale Site mit Informationen. Transparenz ist wichtig um bspw. einen Blick auf die Timeline und geplante Veränderung zu geben.

Rollout-Phase

4️⃣Die ROLLOUT PHASE

Hier ist vor allem Transparenz und Kommunikation wichtig. Es empfiehlt sich mindestens in 3 Stufen zu arbeiten:

  1. Ankündigung / Interesse wecken

  2. Informieren / Aktivieren

  3. Adoption / Unterstützen und Weiterentwickeln


Innerhalb diesen Phasen können verschiedene Meetings, Blogs, E-Mails, Dokumente, Videos, Office-Hours Sessions, etc. helfen die Kommunikation an die verschiedenen Persönlichkeitstypen zu bringen und diese möglichst breit zu begeistern.


Hier ist auch kommunizierte Offenheit in Form von Feedback-Formularen notwendig, dies dient auch im späteren Verlauf dazu Zufriedenheit und Erfolg zu messen. Probleme sollten gehört und aktiv aufgenommen werden.


In schwierigen Phasen mit „Gegenwind“ ist es oft sehr hilfreich das Commitment von Geschäftsführung und Management zu haben. Diese sollten spätestens vor dieser Phase entsprechend vorhanden und eingeholt werden.

Adoption-Phase

5️⃣ In der ADOPTION PHASE stärken wir die Position des neuen Produkts bzw. der App und führen verschiedene Workshops / Meetings / Termine mit Champions oder guten Use-Cases durch und verwandeln vor allem Feedback in positive Beispiele und zeigen die Umgang mit Herausforderungen.


Mit Videos / Dokumenten zeigen wir die Mehrwerte und mittels Szenarien die praktische Umsetzung in der täglichen Arbeit.


Außerdem erarbeiten wir den Weg wie Änderungen / Updates über das Evergreen Modell herausgearbeitet und kommuniziert werden, welche Kanäle dafür die richtigen sind und wer diese übernimmt.




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