Gast Zugriff jetzt verfügbar in Microsoft Project for the Web!

Wir haben lange darauf gewartet und endlich ist er da! Microsoft erlaubt jetzt Gästen den Zugriff auf Project for the web. Damit schließt Microsoft eine Kollaborations-Lücke im Projektmanagement die es uns erlaubt auch mit Gästen übergreifende Planung für Projekte durchzuführen.

Quelle: Microsoft.com - Gäste jetzt als Mitglied im Project for the web Plan aufnehmen

Die Gäste können kostenfrei jetzt Einblick in einen Projektplan bekommen und haben jederzeit Zugriff sowohl über project.microsoft.com/organizationdomainname.com oder auch wenn der Projektplan im Teams-Kanal gepinnt ist.

Es wird sogar noch besser. Wir können Gästen jetzt einen Project Plan 1 zuweisen und diese können in unserem Tenant am Plan mitarbeiten!

Wichtiger Hinweis:

Im Hintergrund arbeitet wie immer eine Microsoft 365 Gruppe - dh. wenn ihr Gäste in diese Gruppe aufnehmt (was ihr müsst damit Sie an einem Projekt-Plan in P4W arbeiten können) haben diese auch Zugriff auf Teams, Sharepoint & Co. sofern nicht anders definiert.

1. Gäste Hinzufügen

Quelle: Microsoft.com - So können Gäste im Plan direkt hinzugefügt werden.

Gäste können jederzeit direkt zu einem Task oder zu einem Projektboard hinzugefügt werden. Dabei wird die E-Mail Adresse des Gastes benötigt. Der Gast wird dann in die M365 Gruppe hinzugefügt.

2. Gäste entfernen

Gäste können jederzeit wieder entfernt werden in dem Sie aus der M365 Gruppe genommen werden.

3. Gäste können Inhalte editieren

Dazu muss einem Gast eine Microsoft Project Plan 1 Lizenz zuewiesen werden. Danach können Sie in Project Dateien die mit ihnen geteilt sind (in deren M365 Gruppe Sie sind) editieren. Sie haben allerdings keinen "Vollzugriff" - dies bleibt Projektmanager*innen vorbehalten.

4. Zuweisung ohne Berechtigung

Es gibt die Option "Nur Zuweisung / Just Assign" - dabei können wir den Task einen Gast zuweisen, um zu sehen, dass die Aufgabe bei ihm liegt und verhindern aber dass er KEINEN Zugriff zum Projektplan hat, dh. ohne wichtige oder sensitive Informationen zu teilen.

Dies hilft uns den Überblick zu gewinnen und die Gäste im Team zu nutzen, ohne den Projektplan mit ihnen zu teilen. Praktisch bei großen Projekten mit vielen Gästen oder komplexen Berechtigungssstrukturen.

Offizieller Blogbeitrag von Microsoft: Guest access now available in Project for the Web! - Microsoft Tech Community

Offizielle Dokumentation: Let guests see your project in Project for the web (microsoft.com)