In der digitalen Arbeitswelt von heute ist Effizienz ein Schlüsselfaktor. Microsoft SharePoint entwickelt sich stetig weiter, um den Bedürfnissen moderner Teams gerecht zu werden. Eine der neuesten und spannendsten Funktionen sind die sogenannten "Agents" – KI-gestützte Assistenten, die direkt in SharePoint integriert sind. Doch was genau sind diese Agents, und wie können sie Ihr Team bei Workflows und Wissensaustausch unterstützen? Dieser Blogbeitrag gibt Ihnen eine umfassende Übersicht.
Um das geht's:
Was sind Agents in Microsoft SharePoint?
Zugriff und Erstellung von Agents
Nutzungsmöglichkeiten von Agents
Sicherheit, Datenschutz und Berechtigungen
Praktische Tipps zur Verwendung von Agents
Häufige Fragen zu Agents in SharePoint
1. Was sind Agents in Microsoft SharePoint?
Agents in SharePoint sind KI-gestützte Assistenten, die mit natürlicher Sprache interagieren und dabei helfen, Workflows, Projekte, Content-Discovery und Wissensaustausch zu optimieren. Sie basieren auf den Inhalten von SharePoint-Seiten, ausgewählten Dateien und Ordnern. Jeder SharePoint-Nutzer mit Bearbeitungsberechtigungen kann einen Agenten erstellen und an spezifische Anforderungen anpassen. Standardmäßig bringt jede SharePoint-Seite bereits einen einsatzbereiten Agenten mit.
2. Zugriff und Erstellung von Agents
Zugriff auf Agents
Der Zugriff auf die Agents erfordert eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Sobald diese Lizenz vorhanden ist, stehen die Funktionen direkt in SharePoint zur Verfügung.
Bald bietet Microsoft auch eine pay-as-you-go basierte Bezahlweise ab, bei der auch Personen ohne Microsoft 365 Copilot Lizenz auf diese Agents zugreifen können. Außerdem ist es auch möglich mit Copilot Studio Capcatiy Packs auf die Agents zuzugreifen.
Vom 06.Januar 2025 - 30.06.2025 gibt es außerdem ein Limited Offer, in dem Microsoft Kunden mit über 50 Copilot Lizenzen anbietet, die SharePoint Agents für alle Mitarbeitenden freizuschalten. Ich empfehle dringend diese Möglichkeit zuerst auszuschalten, um einen gezielten Rollout der zur AI-Strategie passt durchzuführen. Dies geht mit folgenden Powershell Code:
Set-SPOCopilotPromoOptInStatus -IsCopilotPromoStatusEnabled $falseErstellung eines neuen Agents
Um einen Agenten zu erstellen, wählen Sie die gewünschten Seiten, Ordner oder Dateien aus und klicken auf „Agent erstellen“. Sie können den Agenten sofort nutzen oder ihn im Builder-Tool weiter anpassen. Alternativ können Sie über Microsoft Copilot Studio zusätzliche Datenquellen hinzufügen.
Welche Rollen dürfen welche Agents & Inhalte erstellen, sehen oder ändern?
Anhand des folgenden Schaubilds ist die Berechtigung für Site-Owner, Site-Member und Site-Visitors in Bezug auf den Umgang mit SharePoint Agents dargestellt
3. Nutzungsmöglichkeiten von Agents
Agents in SharePoint können an verschiedenen Orten verwendet werden:
In SharePoint-Seiten und Bibliotheken: Direkt über das Copilot-Menü verfügbar.
In Microsoft Teams: Agents lassen sich einfach in Teams integrieren.
Zukünftig in der gesamten Microsoft 365 Suite: Ein Ausbau der Nutzungsmöglichkeiten ist geplant.
Die Agents unterstützen zahlreiche Dateiformate wie Office-Dokumente, PDFs, HTML und sogar die neuen Loop-Formate.
Im Detail bedeutet das folgendes:
Office documents: DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLSX
New Microsoft 365 formats: FLUID, LOOP
Universal formats: PDF, TXT, RTF
Web files: ASPX, HTM, HTML
OpenDocument formats: ODT, ODP
Noch nicht unterstütz wird aktuell folgendes
Images (für die Roadmap geplant)
Meeting recordings (für die Roadmap geplant)
OneNote Notizbücher (für die Roadmap geplant)
SharePoint Listen (noch nicht geplant)
4. Sicherheit, Datenschutz und Berechtigungen
Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Agents in SharePoint respektieren die festgelegten Benutzerberechtigungen. Das bedeutet, dass Nutzer nur auf Inhalte zugreifen können, für die sie entsprechende Berechtigungen besitzen.
Datenschutz und Governance
Microsoft hat umfassende Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen in seine KI-Funktionen integriert. Administratoren haben dennoch keine Möglichkeit, die Erstellung von Agents für Nutzer zu deaktivieren. Die Verwaltung und Löschung von Agenten funktioniert ähnlich wie bei anderen Dateien in SharePoint.
5. Praktische Tipps zur Verwendung von Agents
Definieren Sie klare Anwendungsfälle: Agents sind besonders effektiv, wenn sie für spezifische Projekte oder Aufgaben erstellt werden.
Nutzen Sie die Anpassungsmöglichkeiten: Passen Sie die Agenten an Ihre Team- und Projektbedürfnisse an, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Erklären Sie Ihrem Team die Funktionsweise: Schulungen und Leitfäden zur Nutzung der Agents können die Akzeptanz und Effizienz steigern.
Bleiben Sie auf dem Laufenden: Microsoft entwickelt die Funktion kontinuierlich weiter. Nutzen Sie neue Features, sobald sie verfügbar sind.
6. Häufige Fragen zu Agents in SharePoint
Wer kann SharePoint Agents erstellen?
Jeder Nutzer mit Bearbeitungsberechtigungen, wie Seitenbesitzer, Administratoren oder Mitglieder mit entsprechenden Rechten, kann Agents in SharePoint erstellen.
Auf welche Daten haben SharePoint Agents Zugriff?
Agents haben Zugriff auf alle Inhalte, die in ihren definierten Datenquellen enthalten sind und für die der jeweilige Nutzer Berechtigungen besitzt. Dazu gehören Inhalte aus SharePoint-Seiten, Ordnern und Dateien sowie Microsoft Graph-Daten wie E-Mails oder Kalendereinträge. Außerdem müssen die Dateien innerhalb der Speicherlimits von Microsoft Copilot liegen, dh. große Dateien mit mehreren GBs können zum Problem werden.
Wie teile ich einen Agent?
Agents können über die Funktion „Zu Teams hinzufügen“ oder durch das Kopieren eines Links geteilt werden. Dies ermöglicht eine einfache Weitergabe an Teammitglieder oder andere berechtigte Personen.
Fazit
Die Agents in Microsoft SharePoint bieten eine innovative Möglichkeit, Arbeitsabläufe und Wissensmanagement in Teams zu verbessern. Mit einer klaren Strategie und der richtigen Implementierung können sie einen echten Mehrwert schaffen. Nutzen Sie diese neuen Tools, um Ihre Arbeitsweise zu revolutionieren – denn die Zukunft der Zusammenarbeit ist smarter denn je.
Comments