• Daniel Rohregger

Projektmanagement mit Microsoft 365 - Pt. 1 - Toolüberblick (Project, Planner, Teams)

Microsoft Produktivitäts-Suite M365 bietet uns verschiedene Möglichkeiten, um Projektmanagement effektiv zu gestalten. Dabei gibt es drei wesentliche Tools die wir betrachten sollten, welche sich aber unterschiedlich einordnen. Nur eins der Tools ist ursprünglich fürs Projektmanagement gemacht: Project for the web. Aber auch der Planner bzw. Teams bieten uns Alternativen und Möglichkeiten, um dies zu ermöglichen.


Inhaltsverzeichnis:

  1. Übersicht der Tools

  2. Teams fürs Projektmanagement

  3. Planner fürs Projektmanagement

  4. Project for the web (P4W) für Projektmanagement


1. Übersicht über die Tools / Einsatzzwecke

Tool

Project for the web

Planner / Tasks

Teams

Zielszenario

Mittlere - Sehr große komplexe Projekte mit Abhängigkeiten und oftmals hybriden und klassischen Ansätzen

Kleine - Mittlere, wenig komplexe Projekten in mittleren Teams, agile und hybride Projekte

Kleine - Große Projekte als Kommunikations- und Steuerungskanal. Projektmanagement über Teams-Apps möglich

Zielgruppe

Projektmanager, interne Teammitglieder (Guest Access noch nicht möglich)

Alle Mitarbeitenden im Projekt inkl. Gäste

Alle Mitarbeitenden und Interessierte im Projekt inkl. Gäste

2. Wie nutze ich Microsoft Teams zu Projektmanagement?

Teams bietet uns als Tools zur Zusammenarbeit verschiedene Möglichkeiten fürs Projektmanagement, wenn auch gleich Teams nicht für das Projektmanagement gemacht ist!

Wir machen uns die Funktionen mit Teams zu Nutze und setzen diese für unsere Anforderungen an Projektsteuerung und -koordination ein.


Folgende Produkte und deren Nutzung sind dafür besonders wichtig:

  • OneNote für Projektnotizen, Dokumentationen und Protokolle

  • Planner zum Aufbau von einem Backlog für offene Aufgaben und Ziele, Zuweisung der Aufgaben und verfolgen vom aktuellen Status

  • Kanäle in Teams um den Aufbau des Projekts transparent zu machen bzw. darzustellen und Informationen leichter wieder zu finden

  • Ankündigungspost in Teams für wichtige Meilensteine, Änderungen oder eben Ankündigungen die innerhalb des Projekts stattfinden

  • Kanalbesprechungen, um interne JF-Meetings oder Daily Stand-Ups direkt in Teams zu planen. So bleiben Kommentare bzw. der Chat langfristig im Kanal erhalten

  • Kanal E-Mail-Adressen um wichtige eingehende und ausgehende E-Mails in Zusammenhang mit dem Projekt an/von Kunden zu dokumentieren und intern daran zu arbeiten

  • "Normale" Teams-Beiträge z.B. für JF-Protokolle um direkt Personen zu erwähnen und eine kurze Rückmeldung unter dem Post für Antworten / Austausch zu ermöglichen

Die Nutzung der Funktionen ist weiterhin frei, deswegen macht es Sinn Vorgaben in Form eines internen Projektstandards oder ähnlich zu machen, damit alle nach denselben Vorgaben Arbeiten und vergleichen.

3. Wie nutze ich Planner zum Projektmanagement?

Planner dient uns als Tool zur Team- oder Abteilungsorganisation, auch Prozesse können wir darstellen oder Planner sogar als Plattform nutzen. Mehr Informationen dazu findet ihr in diesem Blog-Artikel:


Wie sieht jetzt die effektive Nutzung fürs Projektmanagement aus?

Wir sollten uns zunächst zwei wichtige Elemente ansehen: Buckets und Kategorien.


Buckets

Anhand der Buckets können wiederrum die Projektstruktur (egal ob klassisch oder agil) in den Planner bringen. Buckets können verschiedenste Arten haben, hier ein paar Beispiele aus der Praxis:

Sortierung nach:

  • Projektphasen (Initiierung, Planung, Tests, Durchführung, etc.)

  • Milestones / Arbeitspakete (AP1, AP2, AP3, MS1, MS2, etc.)

  • Standorte (München, Frankfurt, Brasilien, Berlin, etc.)

  • Themen (Exchange, Active Directory, Azure, Einkauf, Verkauf, etc.)

Zusätzlich machen Buckets wie Backlog, Milestones, Risiko, Abwesenheiten immer Sinn, um das Projektmanagement zu vervollständigen.


Kategorien

Hierbei können wir der Kreativität freien Lauf lassen. Beim Erstellen und Kategorien gelten folgende Grundregeln:

  1. Individuelle und sinnvolle "Eigenschaften" die verschiedenen Tasks unterschiedlicher Buckets teilen. Dies können z.B. sein: - Thema für nächstes Meeting - Rückmeldung Kunde / Rückmeldung Dienstleister / Rückmeldung Stakeholder - Geplant / Abnahmefertig / Review - Nächster Sprint / Backlog Refinement - Entscheidung offen von (Steering Commitee / Projektteam / Changemanagement) - Risiko! - Planung notwendig / Schätzung notwendig

  2. Keine Dopplung zu Buckets - Sortiere ich Buckets z.B. nach Standorten oder Milestones gibt es keine Kategorien mit Berlin, Polen, MS1 oder MS2. Gibt es diese Buckets nicht, können die Kategorien verwendet werden

  3. Keine Dopplung zu anderen Planner-Funktionen, d.h. Status (Not Started, In Progress, Done), Personen, Fälligkeitsdatum (Überfällig) oder Priorität (Low, Medium, High, Critical)

Darüber hinaus macht es Sinn jeden Gedanken oder Aufgabe innerhalb des Projekts in einem Backlog sammeln und diesen dann gemeinsam mit dem Team in einem gemeinsamen Planner- oder Jour Fixe-Meeting durchsprechen, zu priorisieren, befüllen und einzuordnen. Offene Themen aus Meetings oder Workshop direkt dorthin sammeln.

Während des Projekts dient der Planner als zentrales Planungs- und Steuerungsinstrument für die Verteilung von Aufgaben sowie auch für die Visualisierung der aktuell offenen Aufgaben. Das Abhaken von erledigen Tasks gemeinsam mit den Kunden / Teams ist ein gutes Ritual, um Fortschritt darzustellen und zu visualisieren.

4. Wie nutze ich Project for the web (P4W) zum Projektmanagement

Project for the web ist die SaaS-Version des beliebten Projektmanagement-Urgesteins Project (2016/2019) for Desktop.


Project kann viele Dinge, aber folgendes nicht (out of the box!):

  • Ressourcenmanagement

  • Risikomanagement

  • Übergreifende Reports zwischen Project for the web Projekten

Bei Projekt erstellen wir, ähnlich wie bei Planner, alle Tasks die offen sind um ein bestimmtes Ziel zu erreichen als Aufgabe. Wir fügen direkt die notwendigen Team-Mitglieder hinzu und bestimmten entweder allein oder gemeinsam mit dem Team in einem Planungs-meeting die Aufwände sowie die Zusammenhänge.


P4W ist nicht sonderlich kollaborativ, die meisten Benutzer mit einer Microsoft 365 Lizenz haben lediglich lesenden Zugriff auf die Pläne und können so selbständig keine Tasks abhaken und als erledigt markieren. Dies muss immer durch einen Verantwortlichen (mit Project Plan 1 Lizenz oder höher) oder PM erfolgen.


Besonders interessant sind auch die Möglichkeiten sog. Custom Fields hinzuzufügen. Hier kann man eigene Dropdown-Fields oder eigene individuelle Werte für die jeweiligen Aufgaben abfragen. Häufig nutzt man hier z.B. "Abgenommen > Ja/Nein" oder "Changemanagement > Ja/Nein", Zeit- und Budgetangaben, etc. Wichtig ist auch, P4W in Teams einzubinden, um so einen Austausch und eine ständige Präsenz möglich zu machen. Dies geht zum einen als Tab in einem Teams-Kanal sowie andersrum, das Einbinden einer Teams Kanalkonversation in Project for the web:

Links ist ein Projekt for the web-Tasks zu sehen und rechts ist der zugehörige Kanal in Teams zu sehen.
Einbinden einer Teams-Kanal Konversation in einem P4W-Projekt

Zu Project for the web wird hier in. Zukunft noch viel Content folgen, also bleibt gerne dabei!


Mit freundlichen Grüßen Daniel

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