Der Microsoft Planner bietet uns ein optimales Tool zur Verwaltung von komplexen Aufgaben für kleine-mittlere Projekte sowie Teams.
Planner kann out-of-the-box innerhalb von Teams bzw. über die Web-Oberfläche bedient werden, jedoch gibt es verschiedene Optionen, um den Planner zu erweitern bzw. in Workflows und Business-Prozesse zu integrieren.
Dabei gibt es zwei Arten den Planner anzuschließen: Direkt und indirekt. Bei der direkten Verbindung benötigen wir keine weiteren Konnektoren oder Konfigurationen um den Planner mit anderen Tools zu verbinden.
1. Project Online und Microsoft Planner
Die Sharepoint Online basierte Cloud-Version des Projektemanagement-Klassikers "Project Professional" lässt sich inzwischen direkt an den Microsoft Planner andocken.
Der sehr dezentralen uns meist von einigen wenigen Benutzern, bevorzugt Projektmanager*innen gesteuerte Software, war bisher sehr eingeschränkt für Zusammenarbeit & Kollaboration geeignet. Sie war schon fast das Gegenteil von Microsoft Planner bzw. moderner Zusammenarbeit mit Teams & Co. Dafür kann Sie etwas, was Planner nicht kann: Nämlich komplexe Zusammenhänge, Abhängigkeiten, Kritische Pfade und Ressourcenkoordination darstellen und hoch-kritische und komplexe Projekte mit einem oder mehreren PMs managen.
Man bringt also die einfache Zusammenarbeit und Simplizität des Microsoft Planners, vor allem für die verschiedenen User und Mitglieder eines Projektteams, zusammen mit den Abhängigkeiten und komplexen Strukturen eine Project Online Projekts und hat so eine Win:Win-Situation. Die Synchronisierung funktioniert in beide Richtungen, dh. werden Aufgaben erledigt oder der Status getrackt, erscheint dies auch in Project Online.
Zusätzlich benötigen die User keine Project Online Lizenz, sondern der Zugang zu einer Office 365 E1 / A1 oder höher genügt um auf den Planner zuzugreifen.
Das genaue technische Set-Up ist hier aufgeführt und erklärt:
Als technische Voraussetzungen muss im ersten Schritt erst Project Online eingerichtet werden und als zweiter Schritt ein entsprechender Planner mit dahinterliegender Microsoft 365 Gruppe erstellt werden.
2. Microsoft 365 Message Center und Microsoft Planner
Für jedes Unternehmen welches Cloud-Workloads in Microsoft 365 einsetzt kann die Planner & Message Center-Integration helfen, um einen ersten Schritt in Cloud Excellence Center zu machen und die Betriebs- und Administrationsprozesse für Microsoft 365 aufzubauen und zu routinieren.
Das Microsoft 365 Message Center ist der zentrale Anlaufpunkt für jeden Tenant-Administrator, Globalen Administratoren und Service-Admins wie Sharepoint Online, Exchange Online, Teams und mehr um sich über aktuelle Geschehnisse, Neuerungen und Informationen rund um den eigenen Tenant zu informieren.
Dabei kommt es aber schnell zu einer Reizüberflutung bzw. zur Schwierigkeit das die alleinige Menge und Diversität der unterschiedlichen Nachrichten einen schnell den Überblick verlieren lassen. Die Idee ist hier über den automatischen Sync in Microsoft Planner die offenen Aufgaben zu überblicken, abzuhaken und entsprechenden Mitarbeitenden zuzuweisen.
Dh. jede Nachricht im Message Center wird als Task in einen davor definierten Planner geschrieben. Für den Planner eignet sich eine M365-Gruppe in welcher alle beteiligten Personen einer IT-Abteilung vorhanden sind, welche für die Administration von den Microsoft 365 Services zuständig sind. Hier ist eine aktuell vollständige Liste der Produkte zu denen News in den Planner synchronisiert werden (Februar 2022):
Nachrichten-Arten:
Alle Updates oder nur wichtige Updates
Kategorien:
Vorsorgliche Infos oder bekannte Fehler | Geplante Änderungen (enthält auch Abschaltungen oder automatische Aktivierungen von neuen Features) | Informationen und Updates
Services:
Azure Information Protection | Basic Mobility & Security | Dynamics 365 Apps | Exchange Online | General announcement |
Identity Service | Microsoft 365 Apps | Microsoft 365 Defender | Microsoft 365 suite | Microsoft Bookings |
Microsoft Defender for Cloud Apps | Microsoft Forms | Microsoft Intune | Microsoft Kaizala | Microsoft PowerAutomate |
Microsoft Teams | Microsoft Viva | Office for the web | OneDrive for Business | Planner |
PowerApps | PowerBi | Priviilged Access | Sharepoint Online | Skype for Business |
Stream | Sway | Universal Print | Windows | Yammer |
Die Einrichtung geht kinderleicht. Folgende Voraussetzungen müssen vorhanden sein:
Eine Idee, inwiefern welche Tasks und Produkte kontrolliert werden sollen - Motto: Besser zu viel als zu wenig
Eine M365 Gruppe mit den entsprechenden (Service / Globalen) Administratoren
Ein leerer Planner mit einem "Backlog" Bucket (oder ähnlich)
Eine entsprechende intern besetzte Rolle "Dispatcher" welche regelmäßig (1-2 wöchentlich) den Planner überprüft und die Neuerungen bewerten kann.
Die technische Konfiguration kann einfach per Step-by-Step Anleitung im Admin-Center erfolgen. Ich habe hierzu ein kurzes Video gemacht:
3. Microsoft Planner PowerApp Connector
Wie Anfangs erwähnt gibt es nicht nur direkte, sondern auch indirekte Möglichkeit(en) den Planner anzusteuern. Alle indirekten Möglichkeiten laufen über den PowerApp Connector.
Damit sind viele erdenkliche Use-Cases möglich die sich mit Microsoft 365 abbilden lassen.
Beispiel: Ticketsystem light"
Hierbei verwenden wir z.B. bei einer eingehenden E-Mail auf ein bestimmtes Postfach z.B. "hr@contoso.com" den Connector und synchronisieren die eingehende E-Mail in den Planner, dh. der Titel der E-Mail wird zum Titel des Tasks, der Body der E-Mail wird zu den Notes und die Anhänge werden als Attachments angehängt.
Bei jeder eingehenden Mail wird so automatisch eine entsprechende Karte im Planner-Board erstellt - diese kann dann zugewiesen werden. Damit kann man wie bei einem klassischem Ticket-System sicherstellen, das jede E-Mail ein "Ticket" wird das bearbeitet werden kann. Die Idee ist, dass man dann die eingehenden E-Mails nicht unnötig im E-Mail Ping Pong untereinander diskutiert werden oder gar ein multipler und dabei unklarer Zugriff auf ein Gruppenpostfach geschehen muss und die Arbeit umständlich strukturiert werden müssen.
Man kann ganz einfach die Aufgaben zuweisen, Kommentare machen und Dateien anhängen sobald etwas als Output erledigt ist. Am Ende kann man automatisch oder manuell eine E-Mail zurücksenden sobald die Aufgabe erledigt ist.
Es sind über diesen Connector auch Auswertungen mittels PowerBi möglich, Anbindung an 3rd Party Systeme, Multi-Planner Analysen und Auswertungen, Integration in Sharepoint Listen, Automatische Kanalbenachrichtungen bei abgeschlossenen Aufgaben, automatische Erstellung von Tasks (z.B. monatliche Abrechnung erstellen, oder ähnlich) und vieles vieles mehr.
Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt! Wer Inspirationen oder Ideen sucht, ist hier richtig: Planner | Microsoft Power Automate
Wer mehr zu den technischen Möglichkeiten der Connectors wissen will, findet sich hier zurecht: Planner - Connectors | Microsoft Docs
Wenn ihr Hilfe zur Umsetzung braucht, meldet euch gern bei mir direkt unter blog@daniel-rohregger.de
Viele Grüße
Daniel
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