Projektmanagement ist eins der häufigsten Szenarien am modernen Arbeitsplatz. Dabei ist Microsoft 365 und Teams doch gar kein Projektmanagement-Tool. Oder doch?!
Im vorherigen Blogbeitrag sprechen wir bereits etwas mehr über die Tools die uns dabei zur Verfügung stehen. Dazu gehören Microsoft Teams, Planner, (eh.) Project for the Web, SharePoint Online und vieles mehr.
Viele Tools und Möglichkeiten machen es aber nicht immer einfacher. Einer der wichtigsten Schritte für Erfolg bei hybriden Teams und hybriden Projekten, ist ein gemeinsames Set an Regeln bzw. Leitplanken an die sich alle halten müssen!
Über den Autor: Daniel Rohregger
Als Projektmanager und Productivity Consultant habe ich mehrere Jahre an internen Projektvorgehen und -Standardprozessen gearbeitet und diese entworfen. Der Fokus liegt immer auf Microsoft 365 und die moderne Zusammenarbeit mit Teams & Co. Als langjähriger Projektmanager und Nutzer von Microsoft 365 habe ich meine Erfahrungen zusammengefasst und aufbereitet.
1. Selbständigkeit
Jeder ist für sich selbst verantwortlich. Jeder muss sich notwendige Informationen in Teams / OneNote selbst besorgen und ist auch verpflichtet diesen anderen Mitgliedern im Projekt bereitzustellen, sodass diese Sie finden können.
Ebenfalls relevant ist z.B. die Möglichkeit bei wichtigen Teams die Einstellungen für Benachrichtigungen zu konfigurieren. Dies führt dazu, dass man selbst bei Neuerungen oder Updates in einem Kanal der relevant ist, benachrichtigt wird, auch wenn man selbst nicht getaggt ist.
Außerdem verpflichtet sich jeder im Team teilnimmt entsprechend auch aktiv zu sein, zu bleiben und dies auch von anderen einzufordern. Wir versuchen so alle Konversationen und Informationen die für das Projekt relevant sind, auch dort ins Team zu verlagern wo es alle sehen und wiederfinden können. Dies ist auch eng zusammenhängend mit ...
2. Transparenz
Diese fordert nämlich genau auch das ein. Die Nutzung der Kanäle und Funktionen und Bereitstellung aller Informationen und Inhalte die das Projekt betroffen. Tendenziell sollten in Teams immer mehr Informationen vorhanden sein, als benötigt werden. "Wir wissen nie, was wir noch brauchen".
Das impliziert auch die Nutzung von z.B. "Share-to-Teams" um Inhalte aus Outlook / E-Mails auch in den gemeinsamen Arbeitsort zu bekommen.
Nicht nur Informationen, sondern auch Feedback, Meinungen, Fehler und Probleme müssen offen angesprochen und geteilt werden können. Dies kann sowohl für inhaltliche, zwischenmenschliche oder organisatorische Punkte der Fall sein. Es liegt am PM oder am verantwortlichen (z.B. Abteilungsleiter) für ein Team, Möglichkeiten der anonymen und/oder öffentlichen Feedback zu geben.
Dies bedeutet auch Impulse aufzunehmen, aktiv nach Feedback zu fragen, Sprint Reviews oder Retrospektiven einzuführen um Qualität, Arbeitsergebnisse oder -mittel zu analysieren.
Für Konflikte außerhalb der digitalen Welt (Zwischenmenschliches) macht es Sinn ein gesondertes Format zu definieren und diese Konflikte zu lösen.
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3. Microsoft Planner Policy
Dies betrifft alle die mit Microsoft Planner gemeinsam arbeiten. Je nach Planner-Typ (Premium oder nicht) gibt es verschiedene Einstellungen und Möglichkeiten.
Generell ist Planner aber ein sehr offenes Produkt, dh. es gibt nicht viele Möglichkeiten der Berechtigungsverwaltung und Administration, demnach ist es umso wichtiger, sich auf ein gemeinsames Regelwerk zu einigen.
"Wer darf was im Planner machen?"
Zu klären sind je nach Teamaufbau folgende Fragen:
Wer darf neue Buckets anlegen
Wer darf Aufgaben erstellen und verschieben
Wer darf Aufgaben als erledigt markieren
Wer definiert (neue) Labels
Wie nutzt man Dateianhänge
... und weiteres.
Je nach Team- und projekttyp kann das Planner Board stark durch einen PM oder stark eigenverwaltet durch das Projektteam genutzt werden.
4. Umgang mit E-Mails
E-Mails gehören und werden auch noch eine lange Zeit Teil unserer täglichen Arbeit sein. Microsoft Teams hat mit E-Mails aber recht wenig zu tun, deswegen ist es umso wichtiger die Aufgaben und Regeln zu E-Mails für ein Projekt oder ein Team zu definieren.
Meine Empfehlungen sind wie folgt:
Wir sehen E-Mails als "Geschäftsbriefe" - dadurch ergibt sich auch, für was man einen Brief schreibt und für was nicht
keinen internen E-Mails mehr, außer es geht um interne Stakeholderkommunikation
stattdessen nutzen wir Gruppenchats, dies eliminiert auch lange E-Mail Threads
Eingehende E-Mails leiten wir mittels Share-to-Teams von Outlook aus in den entsprechenden Kanal weiter.
Bei häufigen E-mails von extern: E-Mail-Adresse einrichten und diese mit Teams-Kanal verknüpfen.
5. Nutzung von externen / weiteren Applikationen
Auch wenn Microsoft 365 uns ein breites Spektrum an Möglichkeiten und Services bietet, so kommen wir doch manchmal an die Grenzen oder müssen auf spezielle Tools oder Funktionen zurückgreifen, die uns die Office-Suite vielleicht so nicht bietet.
Wie gehen wir mit damit um? Teams soll unser zentraler Arbeitsplatz sein und mit der Einführung eines weiteren Services minimieren wir wieder diesen Faktor.
Wie gehen wir also damit um?
Schritt 1: Definieren der Anforderungen
Wir prüfen genau, was muss das Tool können, dh.
Welche Features muss es haben
Welche Daten müssen vorhanden sein
Welche Daten müssen geschrieben / gelesen / geändert werden können
Welche Darstellungen, Inhalte, Masken müssen da sein
Wie erfolgt der Zugriff
Welche Berechtigungen müssen vergeben werden können
Welche Auswertungen oder Exportmöglichkeiten soll es geben
usw.
Schritt 2: Kann dies mit Microsoft umgesetzt werden?
Gibt es Microsoft Boardmitteln die mit Anpassungen oder angepasster Nutzung diese Funktionen erfüllen können?
Beispielhaft wäre hier die Nutzung von Planner als PMO-Board oder Microsoft Lists für ein Flottenbuch, Inventar-Liste, etc., PowerBi für alles was Reporting und Analysen angeht, usw.
Schritt 3: Kann dies mit einer Erweiterung / PowerApp umgesetzt werden?
Oftmals sind die Anforderungen gar nicht so komplex oder spielen sich ohnehin im eigenen Datenbestand ab. Interne Listen, Zeitenauswertungen, Abhängigkeiten von SharePoint oder Teams.
Hier ist es oft am effektivsten eine eigene App oder Prozess mittels der PowerPlattform zu entwerfen. Diese kann nativ und kostenfrei auf die M365-Suite zugreifen und die Daten nutzen und oft mit ein paar kleinen Tricks, ganz schön große und praktische Dinge machen.
Diese lässt sich dann einfach in das jeweilige Projektteam oder in Teams generell nahtlos integrieren.
Schritt 4: Gibt es eine marktfertige Alternative, die in Teams integriert werden kann?
Habe ich komplexe Anforderungen die branchenspezifisch und/oder vielschichtig sind, gibt es ggf. Anwendungen die ich mir einkaufen kann.
Ist dies der Fall, muss darauf geachtet werden, dass die App in Teams integriert werden kann bzw. diese mittels SSSO über den vorhandenen Login des Users aufgerufen werden kann.
Dies ist z.B. bei Adobe Apps, decisions, Trello, Kahoot, Asana, monday.com, etc. der Fall!