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  • AutorenbildDaniel Rohregger

M365 Copilot: Zwei Dokumente miteinander vergleichen

Vor kurzem wurde ich auf LinkedIn gefragt "Kann man mit Copilot eigentlich zwei Dokumente mit einander vergleichen? Die Antwort ist: Ja! das geht, nämlich mit Copilot for Word: Copilot in Word-Hilfe & Lernen (microsoft.com) Ich zeige dir wie! 💪🏻

Warum ist das nützlich? Beispielsweise kannst du damit zwei Versionen eines Dokuments gegenüberstellen und die Unterschiede herausfinden, die zwischen ihnen bestehen.


Ebenso kannst du eine ältere Version eines Dokuments mit einer neueren Version abgleichen und überprüfen, ob alle vorgenommenen Änderungen richtig sind. Außerdem kann das Vergleichen von Dokumenten dir helfen, wenn du mit anderen an einem Dokument arbeitest und Änderungen daran vornimmst. So kannst du sicherstellen, dass das Dokument korrekt ist und den Anforderungen genügt.


Die Zeitersparnis beträgt pro Dokumente einige Minuten.


1. Ausgangslage:

Ich habe zwei Dokumente die sich sehr ähnlich sind, eines ist eine Vorlage und die andere Vorlage ist ausgefüllt.


Zwei Dokumente. Eines enthält Fragen das andere enthält die Fragen und Antworten.
Ausgangsdateien. Download unten im Blogbeitrag

Wichtig ist, das in beiden Dokumenten Inhalt ist (nicht nur ein Buchstaben). Copilot kann bspw. Dokumente ab 100 Zeichen gut zusammenfassen. In beiden Dokumenten isind in diesem Fall die gleichen Frage, das Linke enthält nur diese, während das rechte Dokumente quasi ausgefüllt ist und auch Antworten enthält.


2. Der Prompt in M365 Copilot

Wir öffnen also ein neues Word-Dokument (keins der beiden die wir vergleichen wollen) und geben folgenden Prompt ein. Deutsch:

Analysiere Feedbackform_empty.docx and Feedbackform_filled out.docx und liste die Unterschiede zwischen den Dokumenten auf.

Englisch:

Analyze Feedbackform_empty.docx and Feedbackform_filled out.docx and list the differences between the files!

Die Dokumente müssen natürlich entsprechend verlinkt werden über die "File"-Funktion.



3. Ergebnis

Als Ergebnis erhaltet ihr eine neue Word-Datei die beide Inhalte beschreibt und die jeweiligen Unterschiede auflistet. Ihr könnt diese dann weiterbenutzen und entsprechend auswerten oder in euren Arbeitsprozess einbinden.


Besonders positiv: Besitzen die beiden Dokumente die ihr analysiert bereits entsprechende Sensitivity Labels, geht Copilot davon aus, das die Daten klassifiziert sind und übernimmt für das Dokument aufgrund des möglicherweise sensitiven Inhalts auch dieses Label!


Word_Dokument das automatisch nach dem Prompt von Copilot for Word erstellt wurde
Ergebnisdokument

Ihr wollt es selbst ausprobieren?

Ladet euch hier die beiden Dateien herunter


Feedbackform_empty
.docx
DOCX herunterladen • 23KB

Feedbackform_filled out
.docx
DOCX herunterladen • 23KB


Ansonsten meldet euch gerne bei mir über LinkedIn, wenn ihr M365 Copilot selbst ausprobieren wollt!


Bild mit Daniel Rohregger zum Podcast-Cover 365 Checkpoint

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