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  • Daniel Rohregger

Was ist Microsoft Viva - Wie es deutsche Unternehmen sinnvoll einsetzen können

Aktualisiert: 5. Jan.

Microsoft Viva Suite ist eine Produktfamilie, die alles, was ein Mitarbeitender vom ersten Arbeitstag an braucht vom ersten Tag, um sich im digitalen Unternehmensalltag zurecht zu finden, zur Verfügung stellt.


Alles findet in einem oder mehreren ,0


personalisierten, digitalen Tool direkt in Microsoft Teams statt. Der Dienst umfasst im Hintergrund Microsoft 365-Unternehmenstools wie SharePoint Online, Yammer, Bing, Delve und OneDrive for Business.


Ebenfalls enthalten sind Funktionen für den Austausch in Communities, zur Analyse des eigenen Verhalten, Selbstreflexion sowie Möglichkeiten zum Nachverfolgen von Zielen und vielem mehr. Alles wird von IT-Administratoren von einem Ort aus verwaltet: dem Viva Admin Center. (ausgenommen Viva Goals)


Die Viva-Suite umfasst derzeit (Januar 2023) folgende Komponenten:

* Vollumfänglich in Microsoft 365 enthalten

** Grundfunktionen sind teilweise in M365 enthalten, für den vollen Funktionsumfang ist eine kostenpflichtige Lizenz notwendig (Einzel- oder die Suite-Lizenz) *** Nicht in Microsoft 365 enthalten. Für den vollen Funktionsumfang ist eine kostenpflichtige Lizenz notwendig (Einzel- oder Suite-Lizenz) **** Nicht in Microsoft 365 oder der Suite Lizen enthalten. Für den vollen Funktionsumfang ist eine kostenpflichtige Add-On Lizenz notwendig


Viva Connections

Microsoft Viva Connections ist das neue "Zentrum" für den Mitarbeitenden. Es bietet den Ausgangspunkt in die verschiedenen Bereiche, Apps und Daten abzutauchen. Es kann bzw. fungiert auch als eine Art Intranet. Dort finden Sich verschiedene Möglichkeiten und Verlinkungen zu Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissen.


Viva Connections an sich eine integrierte Teams-App auf SharePoint-Online Basis die mit den Teilen von SharePoint Online auch angelegt, verwaltet und administriert werden kann.


Um sicherzustellen, dass sich jeder im Unternehmen informiert und engagiert fühlt, fördert die Lösung den einfachen Austausch von Informationen. Die Mitarbeitenden finden alles an einem Ort mit einer angepassten und individuellen Ansicht, Umgebung, die relevante Nachrichten oder Ankündigungen, Informationen und andere Ressourcen enthält.


Um die Corporate Identity bzw. das Branding zu unterstützen, bietet Viva Connections den Mitarbeitenden eine einzige singuläre Anlaufstelle, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die maßgeschneiderten Inhalte finden sich in den Programmen wieder, die die Mitarbeitenden täglich nutzen, wie z.B. Microsoft Teams, SharePoint, Yammer, etc.. Alle sind über das Modul miteinander verbunden, einschließlich derer in der Produktion, im Service und die sog. "Information Worker". Sie können dann ein Team als Ganzes um eine gemeinsame Vision, Mission und strategische Prioritäten herum organisieren.


Viva Engage

"Alter Wein in neuen Schläuchen" würden viele sagen 😆 Dahinter steckt die Funktionalität von Microsoft Yammer. Dieses mit den Jahren etwas in Verruf geratene Tool, bietet die Möglichkeit jetzt als Viva Engage noch besser in Teams integriert, sich untereinander auszutauschen und mit einander in Verbindung zu bleiben, auch abseits der Arbeitsthemen.


So können sich verschiedene Communities rund um übergreifende Themengebiete oder auch "off-topic" Themen bilden.


Beispiele für Communities:

  • Project Management

  • Diversity & Inclusion

  • Corporate Pets

  • Fahrrad-Club

  • All Company (Default)

  • Sales Best Practises

  • Technology Tipps & Answers

  • Frag HR

  • Corporate Kelinanzeigen


Eine neue Funktion bzw. aus LinkedIn kopierte Funktion sind die sog. "Stories". Hier kann man ähnlich zu Instagram kurze Videos aufnehmen und diese posten. Gerade Manager oder Leader können hier auch wieder einfach und "näher" an die MIiarbeitenden herankommen.


Viva Engage ist ebenfalls eine Teams-App die technisch auf Yammer basiert bzw. die Yammer Communities in Teams besser darstellen kann.


Viva Learning

Microsoft Viva Learning ist eine Lösung, die das Lernen im Fluss der Arbeit ermöglicht. Mit Viva können Sie personalisierte und kontextbezogene Trainingserfahrungen erstellen, die Ihren Peers helfen, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen.


Viva Learning ist ein Lernmanagementsystem, das für Teams entwickelt wurde, so dass es sowohl für Einzelpersonen als auch für größere Unternehmen einfach zu nutzen ist. Es hilft bei der Einarbeitung und Entwicklung von Personen, indem es neues Wissen, Fähigkeiten und Konzepte von Menschen erfasst, die wissen, was sie tun - nicht nur von HR-Experten oder Schulungsdesignern.


Technisch ist Viva Learning eine Teams-App die andere LMS (Learn Management Systeme) in Teams intergrieren soll. Dabei unterstützte LMS sind neben LinkedIn Learning sowie eigenen Inhalten aus Stream und SharePoint:

  • Cornerstone onDemand

  • Saba

  • SAP SuccessFactors

  • Workday

  • EdCast

  • Go1

  • OpenSesame

  • Skillsoft

  • Udacity

  • Udemy

Viva Learning wurde entwickelt, um Sie bei der Erstellung und Bereitstellung von personalisierten, kontextbezogenen und auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnittenen Schulungserfahrungen zu unterstützen - damit wir alle noch produktiver sind, wenn sie so schnell wie möglich in ihre täglichen Aufgaben zurückkehren!


Viva Insights

Gerade in deutschen Unternehmen in Viva Insights ein heiß diskutiertes Thema!

Es unterscheidet sich im wesentlichen in zwei Komponenten:


  1. Die kostenfreie, inkludierte Variante die Mehrwerte für den einzelnen Mitarbeitenden mitbringen "Persönliche Einblicke"

  2. Die kostenpflichtige Version die umfassende Analysen und Berichte über verschiedene Gruppen, Teams, etc. für Manager, C-Level, Abteilungsleiter, etc. bereitstellt. "Einblicke für Vorgesetzte & Erweiterte Einblicke"


Viva Insights - Persönliche Einblicke

Hier erhalt man individuelle Empfehlungen und Tipps die eigene Arbeitsweise zu verbessern auch Fokuszeit zu planen, E-Mails nachzuverfolgen und ein eigenes Feedback zum aktuellen Gefühlsstand abzugeben.


Es gibt auch ähnlich wie die Funktion bei Apple "Achtsamkeit" eine Möglichkeit jeden Tag an Fokus bzw. Reflexion erinnert zu werden.


Fokuszeiten können von Mitarbeitenden automatisch geblockt werden, wenn diese bei vollen Kalendern oft notwendig ist, außerdem gibt es ein Feature das automatisch E-Mails verzögert beim Absenden, sodass sie erst am nächsten Arbeitstag verschickt werden.


Eine Briefing E-Mail mit wichtigen Follow-Ups, Planner Tasks, Erkentnnissen, etc. komplettiert das kostenfreie, inkludierte Paket.


Viva Insights - Einblicke für Vorgesetzte

Hierbei geht es um erweiterte Reports die anonymisierte Daten von Mitarbeitenden verarbeiten und mittels KI in Kontext setzen.


Dabei geht es vor allem darum Muster im Unternehmen aufzudecken, Schwachpunkte bzw. Bottlenecks (Prozesse, etc.) zu erkennen und weltweite Best-Practices in Verbindung von Mitarbeitenden mit Vorgesetzen umzusetzen.


Beispiele sind hier:

  • Meeting Ergebnisse

  • Mitarbeitende Wellbeeing

  • Meeting Effizienz

  • Manager Verbindungen

Neben bereits vorgefertigten Berichten, können diese auch individuell angepasst werden um die anonymisierten Daten zu verarbeiten und noch tiefere Analysen der Zusammenarbeit im Unternehmen zu erhalten.


Viva Topics

Microsoft Viva Topics ist ein KI-basierter, intelligenter Informationsnavigationsdienst, der Inhalte nach Themen durchsuchen kann. Es adressiert vor allem das Thema "Wissen im Unternehmen sammeln, finden und einfach zur Verfügung stellen"


Sie können Dokumente, Videos, Ressourcen und Communities zu Ihrem Interessengebiet auf derselben Seite finden. Mit Microsoft Viva Topics ist es einfach, die richtigen Informationen für jede Geschäftsaufgabe zu finden. Dabei werden oft direkt Vorschläge zu verwandten Dokumenten bei bestimmten Begriffen angeboten.


Die Funktion analysiert den Inhalt einer SharePoint-Webseite und identifiziert Themen. Sie können diese Informationen nutzen, um verwandte Ressourcen, Videos, Dokumente und Communities zu finden.


Sie können Viva Topics auch verwenden, um nach Inhalten zu einem bestimmten Thema zu suchen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ressourcen zu einem bestimmten Thema zu finden, selbst wenn Sie nicht sicher sind, welche Schlüsselwörter relevant sind.


Der Dienst Viva Topics integriert sich in Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive, Office-Apps) und basiert im Hintergrund auf SharePoint Syntax bzw. Bing betrieben, d. h. er nutzt dieselbe Technologie wie die Suchmaschine von Microsoft.


Administrativ gesehen ist besonders eine neue Rolle interessant: Wissensmanager & Wissensadministratoren. Letztere verwalten Viva Topics und steuern diese über die Admin-Konsole im Admincenter. Wissensmanager definieren Themen und stellen der KI Zusammenhänge zur Verfügung, auf welchen diese dann weiter aufbaut. Sie verwalten auch vorgeschlagene, durch die KI identifizierte Themen oder löschen alten, nicht mehr relevante Themen.


Viva Goals

Microsoft Viva Goals ist eine einfache Möglichkeit, Unternehmens- und individuelle Ziele zu setzen, zu verfolgen und zu verwalten. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Ziele für das Unternehmen als Ganzes und für jeden einzelnen Mitarbeitenden festzulegen. Das dahinterliegende Prinzip sind sog. OKRs als Objective Key Results.


Der Dienst Viva Goals basiert auf einem von Microsoft aufgekauften Unternehmen "ally.io" - die Funktionen wandern jetzt Schritt-für-Schritt in Microsoft Viva Goals.


Dort können Ziele für das Jahr, das Quartal, den Monat und die Woche festgelegt werden. Sie können auch spezifische projekt- oder aufgabenbezogene Ziele festlegen. Darüber hinaus können Sie Initiativen oder Fähigkeiten planen, die in Ihrem Unternehmen verbessert werden müssen, und detaillierte Berichte darüber erstellen, wie sich Gruppen, Personen und Teams im Laufe der Zeit in Bezug auf ihre Ziele entwickelt haben.


Die Software verfügt auch über ein zielbasiertes Anerkennungssystem, mit dem Sie einzelne Mitarbeitende die ihre Ziele erreichen, auszeichnen bzw. loben können. Die Software verfügt über ein Analysetool, mit dem Sie die Leistung Ihrer aller Kolleginnen und Kollegen im Zeitverlauf oder im Hinblick auf bestimmte Projekte oder Aufgaben verfolgen können.


Aktuell gibt es bereits Anbindungen an Microsoft Project for the Web und Azure DevOps.


Administrativ ist aktuell noch zu beachten, das Viva Goals komplett außerhalb des Microsoft 365-Tenants läuft und komplett individuell und unabhängig vom restlichen Microsoft 365 Kosmus konfiguriert, administriert, eingestellt und erreicht werden kann.


Eine tiefere Integration in Teams, etc. ist bereits geplant. Eine Teams-App existiert bereits.


Viva Sales

Das neuste Pferd im Stall bei Microsoft ist eine Anwendung die vor allem an den Vertrieb gerichtet ist. Sie integriert intelligent Informationen aus ihrem CRM-Tool (aktuell werden Dynamics 365 und Salesforce unterstützt) in Outlook und Teams und erstellt so eine angepasste und einfache Erfahrung.


Informationen können dort bspw. verlinkt werden, wo sie liegen (Outlook / E-Mails) oder sie können schnell dort wo Sie die Information brauchen (Outlook / E-Mail) mit einem einfachen Zugriff nachschlagen.


KI Funktionen ergänzen bspw. dann intelligente Anrufpläne für Kundenanrufe oder Stimmungsanalysen in Besprechungen anhand von Wortwahl und Stimmklang. Besonders interessant sind anhand von einer Besprechung durch KI generierte Follow-Ups, Action-Items und Notizen. So erspart man den Mitarbeitenden lästiges mittippen.

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