Immer wieder kommt die Frage "Wie können wir erfolgreich mit Teams Projekte verwalten?" Microsoft bietet uns einen großen Umfang an verschiedenen Tools und Funktionen die uns dabei unterstützen können und die Grundfunktionen von Teams erweitern.
Worauf ihr besonders achten solltet und was ich euch aus meiner Erfahrung empfehlen kann, habe ich hier zusammengefasst.
Aufgaben im Projekt:
Kommunikation, Meetings, Informationen & Dateiablage
Notizen
Aufgabenverteilung
Risk- / Issue-Tracking
Kreativität
Über den Autor: Daniel Rohregger
Als Projektmanager und Productivity Consultant habe ich mehrere Jahre an internen Projektvorgehen und -Standardprozessen gearbeitet und diese entworfen. Der Fokus liegt immer auf Microsoft 365 und die moderne Zusammenarbeit mit Teams & Co. Aus dieser Erfahrung berichte ich auf meinem Blog.
Kommunikation: Microsoft Teams
Ok, der erste Punkt ist glaub ich klar und wenig überraschend. Wir nutzen Teams zur Kommunikation mit dem Team. Was genau fällt darunter?
Kanalstruktur
Diese orientiert sich am Projekt und den Phasen bzw. Art des Projekts
Ich empfehle, den Kanal "Allgemein / General" zu moderieren und diese für wichtige Dinge in Teams zu nutzen.
Q&A Kanal für alle möglichen Fragen rund um das Projekt und Teams
Verlinkung von wichtigen Dokumenten in Tabs
Nutzung der Tabs für relevante Apps
Private Kanäle nur im Notfall!
Zusammenarbeit im Team über die Dateien wie Word, Excel, PowerPoint aber auch Planner, Forms, Whiteboard, etc.
Meetings
Interne Meetings planen wir immer über einen entsprechenden Teams-Kanal: So bleiben Chat / Konversation im Meeting-Chat auch im jeweiligen Projektteam erhalten und gehen nicht verloren!
Wiederkehrende Meetings legen wir ebenfalls über die Kanäle an
Nutzung von Meetings Notes (Komponente über Loop) innerhalb des Teams-Meetings
Für M365 Copilot: Nutzung der KI-basierten Zusammenfassungen um auch für nicht-teilnehmer im Meeting eine Information bereitzustellen
Informationen & Dateiablage
Bei der Ablage der Dateien orientieren wir uns an den Teams-Kanälen, da diese den Ordnernamen auch in SharePoint Online entspricht
Benötigen wir zusätzliche Attribute von Dateien oder ein kleines Qualitätsmanagement können wir dies auch ganz einfach über die SharePoint Online hinzufügen
Wir leiten E-Mails an Kanäle mittels Share-to-Teams Button einfach weiter!
Jeder muss beitragen und sich aber auch selbst die Infos einholen!
Jeder arbeitet nach dem Motto "höchstmögliche Transparenz" - Jede Info / Kommunikation von einem Projekt hat nicht (nur etwas) im OneDrive oder persönliches Outlook-Postfach etwas verloren sondern immer auch im Teams!
Notizen
... sind vielfältig. Meeting-Zusammenfassungen, Brainstorming, Besprechungsprotokoll, Ideen, Entscheidungen, etc. So vieles kann unter "Notizen" verstanden werden.
aber: Wie speichern wir diese am Besten?
Innerhalb eines internen Teams: Microsoft Loop
Ein neues Tool, das noch nicht so viele Nutzen ist Microsoft Loop. Dies eignet sich hervorragend für die interne Zusammenarbeit im Projekt.
Loop bietet uns die Möglichkeit "Live" mit unseren Kolleginnen und Kollegen zu bearbeiten. Der große Vorteil: Seit November 2023 können wir auch in Teams damit arbeiten. Außerdem ist es bereits in die "Meeting Notes" integriert, diese basieren auf Microsoft Loop.
Es bietet uns echte Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz und schafft Möglichkeit für alle Arten von Notizen.
Projektteam mit externen Teilnehmenden / Gästen: Microsoft OneNote
So toll Loop auch ist, für externe kann man es (leider noch) nicht nutzen! Aktuell ist es nur für "echte" User des Tenants verfügbar.
Haben wir also in einem Team Gäste mit dabei, setzen wir auf Microsoft OneNote. Damit können wir auch gut strukturiert Notizen ablegen und dabei muss keiner auf Funktionen verzichten. Extern wie intern können lesen, schreiben, bearbeiten, ändern und anpassen!
Der beste Platz für eure Notizen nach Loop!
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Aufgabenverteilung
Auch hier - klar! Microsoft Planner ist das Tool der Wahl.
Mit Planner könnt ihr ganz einfach Projekte verwalten, Aufgaben erstellen, zuweisen, verschieben, bearbeiten und abschließen. Ab Sommer 2024 auch im vollem Funktionsumfang für große, komplexe wie es bisher mit Project for the web möglich war. Die Details zur angekündigten Änderung findet ihr hier: https://www.rohregger-it.de/post/project-update-ignite-24
Alle weiteren Details zu Planner und den Möglichkeiten habe ich hier notiert und in diesem Deep-Dive auf Youtube erklärt:
Project Online und Project for the Web (P4W) - Unterschied (rohregger-it.de) Microsoft Planner: Use Cases - Wie Sie Planner in ihrem Unternehmen richtig einsetzen (rohregger-it.de)
Risk- und Issue-Tracking
Besonders für Projektmanager*innen wichtig: Budget-Tracking, Risk-Tracking, Issue-Tracking. Je nach Anforderungen gibt es hier zwei Tools auf die wir schauen können:
Microsoft Lists
Dies ist wie eine Excel-Liste auf Kokain. Sie bietet uns die Möglichkeit Daten strukturiert abzulegen und Datensätze zu erstellen. Besonders gut für Inventare oder Issues die nachverfolgt werden müssen. Felder können wir komplett anpassen, Abhängigkeiten erstellen und Automatisierungen einbauen (Informiere mich, wenn ein neues Issues erstellt wird, etc.)
Microsoft stellt uns auch schon viele verschiedene tolle Vorlagen, auch fürs Projektmanagement zur Verfügung: List templates in Microsoft 365 - Microsoft Support
Microsoft PowerBi
Je nachdem wo unsere Daten liegen müssen wir diese ggf. nur auswerten und überwachen. Hierbei hilft uns PowerBi weiter. Wir können externe Datenquellen anschließen oder sorgen dafür, dass unsere aktuelle Software, in der Zeit oder abgerechnete Stunden erfasst werden die Daten in SharePoint ablegt oder exportiert und von PBI dann eingelesen wird.
Dort können wir dann die Daten formatieren, anzeigen, visualisieren und für Berichte weiterverwenden.
Kreativität
Oft ist in Projekten nicht nur das stupide Abarbeiten von Aufgaben gefordert, sondern auch die Entwicklung von neuen Lösungen, Problemlösung oder die Ermittlung eines neuen Wegs. Hier brauchen wir oft unterstützende Formate und Tools die uns helfen können.
Grundsätzlich sollten wir so etwas natürlich in einer offenen Umgebung, dh. vor Ort Meeting oder offenes Online-Meeting mit Teams tun und jeder sollte das entsprechende Mindset mitbringen, um Ideen zu finden und von anderen aufzunehmen und zu verbessern. Aber welche Tools unterstützen diesen Prozess?
Microsoft Whiteboard
Die aktuellste Version von Microsofts digitalem Whiteboard ist deutlich verbessert und inzwischen auch gut in Teams nutzbar und integriert. Sie funktioniert auch in Teams Meeting Rooms und bildet eine Brücke zwischen vor Ort agierenden Mitarbeitenden und Teilnehmenden im Homeoffice. Auch Gäste können mitarbeiten und es sind einige Templates mit an Board die uns helfen, digitale Prozesse, Entscheidungswege und Ideen aufzuschreiben.
Microsoft Designer / Copilot
Der Designer von Microsoft bietet uns für die Kreativität verschiedene Dinge. Wir können Grafiken entwerfen, Postings machen und Bilder erstellen lassen. Das alles läuft über die Microsoft Copilot KI bzw. das LLM GPT 4.0.
Probiert es doch mal aus: Microsoft Designer - Stunning designs in a flash
Microsoft Loop
Auch hier kommen wir nicht an Loop vorbei. Loop bietet uns so viele verschiedene Möglichkeiten unsere Ideen / Notizen aufzuschreiben - und das von jedem. Jeder kann etwas aufschreiben oder gestalten und alle sehen es in Echtzeit!
Auf Loop Pages können auch komplexe Ideen festgehalten und miteinander verbunden werden, einfach eine tolle Sache!